В чем основные преимущества внеофисного хранения документов


В чем основные преимущества внеофисного хранения документов

Внеофисное хранение документов получает в последнее время все большее распространение у предприятий не только малого и среднего бизнеса, но и у крупных компаний. А все потому, что данное мероприятие имеет массу безусловных преимуществ, среди которых особенно хотелось бы выделить:

Возможность значительно минимизировать временные затраты на создание архива. Время является главной ценностью  и валютой современного общества. Рачительные бизнесмены давно усвоили эту истину и предпочитают рационально расходовать драгоценные часы и минуты, направляя их на развитие своей непосредственной деятельности, поручив сопутствующие ей мероприятия сторонним профессионалам.

Во всем мире аутсорсинговые фирмы весьма многочисленны. В России с ее «имперским менталитетом» ситуация несколько иная, хотя определенные поворот в создании бизнесменов все же наметился.

Именно поэтому многие них предпочитают сотрудничество с архивными центрами созданию собственных служб, ведь в этом случае сторонние специалисты берут на себя не только хранение документов, но и их учет, а также каталогизацию и индексацию.  Для владельцев документов это означает возможность сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, не «размениваясь» по «пустякам».

Возможность сэкономить финансовые ресурсы. На первый взгляд, самостоятельная организация архива — мероприятие более экономное, чем сотрудничество со специализированными центрами. Но это только на первый взгляд. Дело в том, что хранение документов – это процесс, подчиняющийся определенным правилам, действующим стандартам и нормативам.

И это, в том числе, означает необходимость выделения под архив отдельного помещения, создания в нем особых условий хранения и, как следствие, необходимость покупки специального оборудования, будь то стеллажи или короба для хранения. Файлы, кейсы, папки – вот минимальный список изделий, которые могут понадобиться в таких случаях.

При этом современный архив – это не только материальные, но и информационные ресурсы. Уважающие себя фирмы давно имеют электронные копии документов и (или) используют технологию штрихового кодирования документации. А это означает дополнительные траты.

Прибавим сюда необходимость найма квалифицированных сотрудников или обучения собственных, и мы поймем, что создать полноценное хранилище для бумаг обойдется отнюдь недешево. В то же время сотрудничество со специализированными центрами позволяет минимизировать затраты на организацию архива.

Но и это еще не все преимущества, получаемые от сотрудничества с аутсорсинговыми фирмами. В числе прочих следует упомянуть и широкий перечень предоставляемых ими услуг. В числе которых не только перечисленные, но и многие другие. Такие, например, как инвентаризация имущества, организация документооборота и многое другое.

Получить более подробную информацию о возможностях современных архивных центров можно, посетив сайт одной из крупнейших организаций подобного типа – компании ОСГ.




Вы можете пропустить чтение записи и оставить комментарий. Размещение ссылок запрещено.



Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы, чтобы разместить комментарий.

                                                                                                                                                                                                                                                                                              Яндекс цитирования     Яндекс.Метрика